Národní knihovna České republiky

  • na webu
  • v katalogu
  • eds katalog
Nacházíte se zde: Úvod Služby Metodické pokyny pro meziknihovní služby v České republice

Metodické pokyny pro meziknihovní služby v České republice

Organizace a metodika

 

Národní knihovna ČR
2002



Úvod

  1. Obecné otázky meziknihovních služeb

    1.1.   Charakteristika
    1.2.   Organizace a perspektivy meziknihovních služeb
    1.3.   Základní pojmy meziknihovních služeb
    1.3.1.   Subjekty meziknihovních služeb
    1.3.2.   Žádanky meziknihovních služeb
    1.3.2.1.   Jednotná žádanka
    1.3.2.2.   Elektronická žádanka
    1.3.2.3.   IFLA žádanka
    1.3.3.   Základní bibliografické údaje
    1.3.4.   Bibliograficko-lokační zjištění
    1.3.5.   Souborné katalogy


  2. Metodika práce ve vnitrostátních meziknihovních službách

    2.1.   Metodika práce v knihovně, která žádá o výpůjčku
    2.1.1.   Přijímání objednávek v žádající knihovně
    2.1.2.   Zpracování žádanky žádající knihovnou
    2.1.2.1.   Metodika práce s jednotnou žádankou
    2.1.2.2.   Metodika práce s elektronickou žádankou
    2.1.2.3.   Evidence meziknihovních služeb
    2.1.3.   Vyřízení žádanky v žádající knihovně
    2.1.3.1.   Kladné vyřízení
    2.1.3.2.   Záporné vyřízení
    2.2.   Metodika práce v dožádané knihovně, která poskytuje výpůjčku
    2.2.1.   Evidence došlých žádanek v dožádané knihovně
    2.2.2.   Zpracování žádanky v dožádané knihovně
    2.2.3.   Vyřízení žádanky dožádané knihovnou
    2.2.3.1.   Dokument je v knihovním fondu
    2.2.3.2.   Dokument je nedostupný v knihovním fondu
    2.2.3.3.   Dokument není v knihovním fondu


  3. Mezinárodní meziknihovní služby

    3.1.   Metodika práce v knihovně ČR, která žádá o výpůjčku v zahraničních knihovnách
    3.1.1.   Přijímání objednávek
    3.1.2.   Zpracování žádanky
    3.1.3.   Vyřízení žádanky
    3.2.   Metodika práce v knihovně, která poskytuje výpůjčku do zahraničí
    3.2.1.   Evidence došlých žádanek
    3.2.2.   Zpracování žádanky
    3.2.3.   Vyřízení žádanky
    3.3.   Evidence mezinárodních meziknihovních výpůjčních služeb


Seznam používaných zkratek

  1. Zákon 257/2001Sb. ze dne 29.června 2001 o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon)

  2. Doporučení pro užívání kódů v meziknihovní výpůjční službě. IFLA - Mezinárodní federace knihovnických asociací a institucí

  3. Směrnice IFLA pro zasílání objednávek MVS elektronickou poštou. Program všeobecné dostupnosti publikací.

  4. Směrnice IFLA o užívání faxu. Program všeobecné dostupnosti publikací.

  5. Zásady a směrnice pro mezinárodní meziknihovní výpůjční služby. IFLA - Mezinárodní federace knihovnických asociací a institucí.

Schválením zákona č.257/2001 Sb. ze dne 29. června 2001 o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon) a vyhlášky Ministerstva kultury 88/2002 Sb. ze dne 21.2.2002 k provedení tohoto zákona vznikla Národní knihovně ČR, která je národním centrem meziknihovních služeb České republiky, povinnost metodicky zabezpečit oblast meziknihovních služeb.

obsah


Meziknihovní služby jsou podle knihovního zákona souborem výpůjčních, informačních a reprografických služeb, které mezi sebou uskutečňují knihovny s cílem zpřístupnit svým uživatelům knihovní dokumenty (dále jen dokumenty) bez ohledu na místo jejich uložení. Jsou formou kooperace knihoven i jejich komunikace a důležitou součástí realizace mezinárodního programu IFLA - Univerzální dostupnost publikací (UAP). Jsou standardní službou knihoven. Jsou založeny na principu reciprocity, z něhož pro zúčastněné knihovny vyplývá povinnost poskytovat meziknihovní služby z vlastních knihovních fondů, jsou-li o ně požádány.

K meziknihovním službám (dále jen MS) patří:

  • meziknihovní informační služby (MIS)
  • meziknihovní výpůjční služby (MVS)
  • meziknihovní reprografické služby (MRS)

Meziknihovní informační, výpůjční a reprografické služby se provádějí jak v národním (vnitrostátní MS), tak v mezinárodním měřítku (MMS). Knihovny v MS vystupují v roli aktivní, tj. žádající, nebo pasivní, tj. dožádané knihovny, která dokument poskytuje.

obsah

Organizace MS vychází ze vzájemných vztahů knihoven, z jejich dosavadní praxe a zkušeností v MS a z možností, které jim poskytují současné informační, komunikační a reprografické technologie.

Knihovní zákon 257/2001 Sb. stanovil následující pravidla MS:

  • Pokud v knihovním fondu knihovny není dokument, jehož zpřístupnění si její uživatel vyžádal, má provozovatel žádající knihovny povinnost v rámci meziknihovních služeb požádat provozovatele dožádané knihovny o zprostředkování tohoto dokumentu, popřípadě o poskytnutí informace o něm

  • Dožádaná knihovna je povinna žádající knihovně pro jejího uživatele dokument ze svého knihovního fondu zprostředkovat tak, že požadovaný dokument žádající knihovně zapůjčí nebo jí poskytne jeho kopii, popřípadě jí poskytne informace, kde se požadovaný dokument nalézá

  • Pokud je žádost o zprostředkování dokumentu vyřízena jeho zapůjčením, je žádající knihovna povinna vrátit zapůjčený dokument dožádané knihovně v dohodnuté lhůtě a v odpovídajícím stavu

  • Meziknihovní výpůjční a informační služby je knihovna povinna poskytovat bezplatně

  • Za poskytnutí kopie dokumentu v rámci meziknihovních reprografických služeb může dožádaná knihovna požadovat úhradu vynaložených nákladů. Provozovatelé knihoven mohou požadovat úhradu nákladů na dopravu dokumentu

V zájmu efektivního, rychlého a kvalitního získávání požadovaného dokumentu v rámci MS je třeba zachovávat určitá pravidla směrování požadavků (žádanek, objednávek).

S přihlédnutím ke knihovním řádům jednotlivých knihoven je nutné, aby knihovny směrovaly své objednávky požadovaných dokumentů na základě teritoriálního principu a přihlížely k odbornému profilu knihovního fondu dožádané knihovny.

Je také třeba, aby dožádaná knihovna, která nemá dokument ve svém knihovním fondu, po předchozím bibliograficko-lokačním prověření postoupila požadavek knihovně, která knihovní dokument vlastní. Významnou úlohu v systému MS mají krajská centra MS (dále jen KCMS), neboli krajské knihovny, která garantují dostupnost domácí produkce dokumentů pro knihovny v kraji a dostupnost regionální produkce pro knihovny v ČR. Ta je dána existencí povinného výtisku, který zajišťoval neperiodické publikace pro tyto knihovny do roku 1995. Od této doby mají na základě zákona 37/1995 právo povinného výtisku neperiodických publikací tři knihovny: NK ČR, Moravská zemská knihovna v Brně a Vědecká knihovna v Olomouci. Regionální povinné výtisky shromažďují příslušné krajské knihovny podle vyhlášky MK ze dne 6.10.1995. Oblast povinného výtisku periodických publikací řeší zákony 46/2000Sb., 302/2001Sb. a vyhláška MK ze dne 3.3.2000, která konkrétně určuje územní povinnost vydavatelů dané knihovně.

V rámci systému poskytování MS v ČR má významné místo Národní knihovna ČR (dále NK ČR), která je Národním centrem MS (dále jen NCMS). NK ČR svým charakterem, posláním, funkcemi, ale i rozsahem knihovního fondu má i v MS nezastupitelnou úlohu. Směrování požadavků na výpůjčky zvláště bohemikálních dokumentů do NK ČR by mělo být jen v opodstatněných případech, kdy není možné realizovat výpůjčku v jiných knihovnách ČR, zvláště regionálních střediscích. Pokud jde o bibliograficko-lokační zjišťování dostupnosti zahraničních dokumentů na území ČR, odpovídá NK ČR za centrální evidenci zahraniční literatury, a proto je třeba tyto žádosti na zjišťování dostupnosti do NK ČR zasílat. Rozvojem CASLIN a dalších elektronických souborných katalogů lze předpokládat, že se počet žádanek zasílaných do NK ČR na zjišťování bibliograficko-lokační dostupnosti zahraničních dokumentů bude snižovat.

Nebyl-li zahraniční dokument bibliograficko-lokačním zjištěnímnalezen v knihovních fondech knihoven ČR, je možné o výpůjčku požádat v zahraničních knihovnách. Bibliograficko-lokačním zjištěním se rozumí využití informačních pramenů dostupných na území ČR: CEZL - lístkový katalog zahraniční literatury, Jednotná informační brána CASLIN - elektronický katalog, elektronické katalogy vystavované jednotlivými knihovnami, různé typy souborných katalogů a vyhledávačů. Výjimkou jsou případy, kdy se dokument nachází na území ČR, ale je např. trvale nedostupný, ztracený, jde o literaturu získanou z grantových prostředků, apod.

Perspektivou světového knihovnictví je směřování ke vzájemnému sdílení informačních zdrojů mezi knihovnami na úrovni regionální, státní i mezinárodní. Rozvoj MS a dodávání dokumentů představuje základní formu vzájemné spolupráce knihoven a je významným nástrojem pro efektivní využívání informačních zdrojů získaných nákupem z veřejných rozpočtů. Existuje výrazná vazba mezi doplňováním dokumentů do fondů knihoven, a to nejen zahraničních, ale i bohemik, a MS. Významnou úlohu pro MS má povinný výtisk bohemikálních dokumentů. Doplňování knihovního fondu a MS jsou součástí jediného procesu, jehož cílem je uspokojení požadavků uživatele. MS jsou založeny na principech vzájemné spolupráce, reciprocity a solidarity. Trendem poskytování MS v ČR i v zahraničí je zapojení do mezinárodní spolupráce, zejména do různých druhů systému dodávaní dokumentů. Perspektivou MS je dostatečné technické, technologické, softwarové vybavení a využívání komunikační, reprografické techniky a implementování automatizovaného modulu MS. Nejen pro MMS má velký význam zapojení knihoven ČR do mezinárodních integračních projektů, zvláště s ohledem našeho vstupu do Evropské unie.

obsah

MS se uskutečňují mezi knihovnami navzájem. Subjektem MS je knihovna. Poskytuje tyto služby jen svému registrovanému uživateli. Individuální uživatel je vždy zastoupen knihovnou.

Vnitrostátní MS se uskutečňují mezi knihovnami ČR v souladu s knihovním zákonem a vyhláškou ministerstva kultury. Všechny knihovny v ČR by  měly v zájmu efektivnějšího, rychlejšího, kvalitnějšího, pohotovějšího a rovnoprávnějšího přístupu svých uživatelů k informacím a knihovním dokumentům v rámci MS využívat nové komunikační a reprografické technologie.

NK ČR, představovaná Oddělením referenčních a meziknihovních služeb, je Národním centrem meziknihovních služeb ČR (dále NCMS ČR). Koordinuje a metodicky usměrňuje spolupráci knihoven v MS v ČR a metodicky odpovídá za oblast MS v ČR. Zároveň plní toto centrum funkci reprezentanta MS ČR vůči národním ústředím jiných států a vůči mezinárodním organizacím.Toto jeho poslání a funkce vychází z mezinárodních smluv a doporučení IFLA, UNESCO i dokumentů Evropské unie. NCMS ČR shromažďuje informace o bibliograficko-lokačních zdrojích vytvářených v ČR i v zahraničí a zpřístupňuje je.

Krajská centra meziknihovních služeb (KCMS), představovaná krajskými knihovnami, koordinují a metodicky usměrňují ve spolupráci s Národním centrem MS činnost a spolupráci knihoven v  MS v jednotlivých krajích. KCMS garantují dostupnost domácí produkce knihovních dokumentů pro knihovny v regionu a dostupnost regionální produkce dokumentů pro knihovny ČR. KCMS shromažďují informace o bibliograficko-lokačních zdrojích vytvářených v regionu i v ČR a zpřístupňují je.

Důležitými subjekty MS jsou také specializované knihovny, které ve spolupráci s NK ČR plní funkci center meziknihovních služeb v oblasti své specializace.

MMS se uskutečňují mezi knihovnami ČR a zahraničními knihovnami v souladu s knihovním zákonem a obecně závaznými právními předpisy.Vyhláška Ministerstva kultury 88/2002 ze dne 21.2.2002 stanovila, že povinnost předávat žádosti o zprostředkování dokumentu v rámci meziknihovní služby zahraničním knihovnám, případně poskytnout provozovateli knihovny účastnící se mezinárodní meziknihovní služby metodickou pomoc, má provozovatel

  1. Národní knihovny České republiky,
  2. Státní technické knihovny,
  3. Knihovny Akademie věd České republiky,
  4. Moravské zemské knihovny v Brně,
  5. Vědecké knihovny v Olomouci,
  6. Národní lékařské knihovny.

Žádosti o zprostředkování dokumentu v rámci meziknihovní služby zahraničním knihovnám se předávají a o metodickou pomoc se žádá prostřednictvím výše uvedených knihoven.Tyto knihovny se stávají knihovnami zprostředkujícími, tj. zprostředkovávají od zahraničních spolupracujících institucí mezinárodní MS za určitých podmínek knihovnám v ČR a naopak.

obsah


V současné době využívají knihovny pro objednání dokumentů několik typů žádanek. Výběr typu žádanky závisí na charakteru i technických možnostech knihoven.
Typy žádanek:

  • Jednotná žádanka MS určená k poštovnímu styku - papírová (dále jednotná žádanka)

  • Elektronická žádanka MS (dále elektronická žádanka)

  • IFLA žádanka

Žádost o zprostředkování dokumentu lze zasílat poštou,, elektronicky nebo faxem. Při pošto

vním nebo faxovém styku se zpravidla používá jednotná žádanka meziknihovních služeb, která podle vyhlášky obsahuje konkrétní náležitosti podle typu dokumentu (tytéž náležitosti obsahuje elektronická žádanka meziknihovních služeb):

  1. autor,
  2. název,
  3. edice,
  • bibliografická úroveň,
  • nosič informací,
  • technická specifikace netištěného dokumentu,
  • pořadí vydání,
  • místo vydání,
  • vydavatel,
  • rok vydání,
  • stránkování,
  • označení svazku,
  • označení části,
  • počet svazků,
  • mezinárodních standardní číslo ISBN, ISSN, ISMN, příp. další,
  • ověření dostupnosti na území České republiky a signatura požadovaného knihovního dokumentu,
  • lokační číslo žádosti,
  • sigla – lokační značka, název a adresa žádající knihovny,
  • adresa v telefonní síti – telefonní číslo, faxové číslo a e-mail žádající knihovny,
  • požadované služby, příp. požadavek na zhotovení kopie pro osobní, studijní či vědeckou potřebu uživatele, není-li knihovní dokument vypůjčitelný,
  • datum, do kterého je vyřízení aktuální,
  • sigla – lokační značka, název a adresa dožádané knihovny,
  • kódy odpovědí doporučené Mezinárodní federací knihovnických asociací a institucí - IFLA
  • Vyhláška Ministerstva kultury 80/2002 Sb. stanovila, že žádost o zprostředkování dokumentu se podává v písemné, popřípadě elektronické formě a obsahuje

    1. údaje umožňující identifikaci dokumentu, např. název, označení autora, označení vydavatele, místo, pořadí a rok vydání, číslo dokumentu v mezinárodních registračních systémech,
    2. údaje umožňující identifikaci žádající knihovny, například její název a adresu, telefonní číslo, faxové číslo a elektronickou adresu,
    3. údaje umožňující identifikaci dožádané knihovny,
    4. požadavky na způsob zprostředkování dokumentu,
    5. lhůtu, ve které má být žádost vyřízena.

    Žádost o zprostředkování dokumentu, který nemá charakter tiskoviny, obsahuje kromě výše uvedených údajů rovněž technickou specifikaci dokumentu.

    obsah


    Tiskopis jednotné žádanky nahrazuje veškerou další korespondenci mezi knihovnami v rámci MS. Jednotnou žádanku lze postupovat dalším knihovnám.
    Jednotná žádanka má celkem čtyři části:

    • První (velká) část je určena pro vyplnění základních údajů (bibliografické údaje, lokace knihovny apod.) a dožádané knihovně slouží jako stvrzenka:
      o půjčení
      o provedení prodloužení výpůjční lhůty
      o zaslaných upomínkách

    • Druhá část je dalším dokladem pro dožádanou knihovnu podle individuálních potřeb výpůjčního systému knihovny.

    • Třetí část jde s dokumentem tam i zpět jako průvodka, takže žádající i dožádané knihovně odpadá mnohá další korespondence.

    • Čtvrtá část je určena pro sdělení, zprávy o vyřízení žádající knihovně, a to jak na líci, kde knihovny využívají předtisku, tak na rubu, kde mohou sdělit individuální zprávy.


    Na rubu jednotné žádanky se uvádějí kódy odpovědí, které jsou doporučené IFLA pro MS. IFLA soupis doporučených kódů odpovědí pro MS umožní knihovnám předávat si informace v přesné a normalizované podobě.

    kódů odpovědí, doporučených IFLA pro MS (podle revize IFLA z 6.4.2001):

     

    Neplatné kódy

    Číslo

    Zpráva

    A. Momentálně nedostupné - není ve fondu, zpracovává se

    1

    Ve zpracování (dokument došel, ale není dosud zpracovaný).

    2

    Dokument je objednaný, ale dosud nedošel.

    3

    Dokument máme, ale požadovaný svazek/díl dosud nedošel.

    B. Dočasně nedostupné

    4

    Žádaný dokument je vypůjčený.

    5

    Dokument je ve vazbě.

    6

    Dokument je rezervovaný, nyní ho nelze půjčit.

    C. Dokument není určen pro výpůjčku

    7

    Ztráta.

    8

    Dokument se nepůjčuje (je ve fondu, ale nelze ho půjčit).

    9

    Dokument ve fondu pohřešujeme, zkuste objednat později.

    10

    Dokument nelze půjčit, protože je poškozen a/nebo ve špatném stavu.

    11

    Ustanovení copyrightu nedovolují tento dokument reprodukovat.

    D. Nemáme

    12

    Nemáme ve fondu.

    13

    Požadovaný díl nemáme.

    14

    Nemáme ve fondu. Lokace potenciálního dodavatele následuje.

    E. Podmínky dodání

    - Finanční

    15

    Cena za MVS je vyšší, než maximální cena uváděná v objednávce. Objednejte znovu v případě souhlasu s vyšší cenou.

    16

    Nutno zaplatit před vyřízením objednávky MVS.

    - Časové

    17

    Zpracovává se pro dodání.

    18

    Nelze dodat v požadované době.

    - Doručení

    19

    Chybí souhlas s dodržením copyrightu.

    20

    Nelze zaslat způsobem, který žádáte.

    21

    Požadujeme podpis uživatele.

    - Zpřístupnění

    22

    Dodaný dokument lze studovat pouze prezenčně v žádající knihovně.

    23

    Dodaný dokument lze studovat jen pod dohledem knihovníka a/nebo v oddělení chráněných fondů.

    24

    Dodaný dokument se nesmí kopírovat ani jinak reprodukovat.

    F. Nezjištěno

    25

    Podle zaslané informace nelze dokument vyhledat. Prosíme, ověřte znovu citaci.

    26

    Umístění nebylo zjištěno. Bibliograficko-lokační zjištění negativní.

    G. Ostatní

    27

    Jiné *)

    28

    Knihovna je zavřena.

    Lze doplnit volným textem, a to jen tehdy, není-li pro zprávu vhodný kód.

    Soupis kódů odpovědí, které jsou doporučené pro MS, je také vystaven na webové stránce NK ČR (http://www.nkp.cz) a v příloze II. Jednotnou žádanku lze postupovat dalším knihovnám je možné k ní přiložit další upřesňující sdělení. Jednotnou žádanku je možno objednat na adrese:

    Technické ústředí knihoven
    Solniční 12
    601 04 Brno
    e-mail: tuk@mzk.cz

    obsah

    Zatím neexistuje jednotná elektronická žádanka MS. Na základě podmínek, technologického vybavení a knihovních řádů vznikají různé typy, ale obecně platí, že žádající knihovna musí použít elektronickou žádanku té knihovny, kterou žádá o MS. Elektronické žádanky se používají jak ve vnitrostátní, tak i mezinárodní MS. V rámci programu všeobecné dostupnosti publikací byly v roce 1999 vydány směrnice IFLA pro zasílání objednávek MS elektronickou poštou, které mají zkvalitnit, zefektivnit a standardizovat práci v této formě elektronické komunikace. Směrnice IFLA pro zasílání objednávek MVS elektronickou poštou je v příloze těchto metodických pokynů a je také vystavena na webové stránce NK ČR (http//www.nkp.cz).

    Náležitosti elektronické žádanky viz 1.3.2. jednotná žádanka.

    obsah


    Používá se pro objednávky do zahraničních knihoven v poštovním styku, řídí se obecnými pravidly, jež stanovila IFLA. IFLA žádanku je možno objednat na adrese:

    Technické ústředí knihoven
    Solniční 12
    601 04 Brno
    e-mail: tuk@mzk.cz

    obsah

    Požadavek MS musí obsahovat vždy základní bibliografické údaje

    • při objednávce článku z časopisu
      název periodika (řada)
      ročník, rok, číslo
      stránky (popř. autor a název žádané stati)
      ISSN

      VZOR
      název periodika: Čtenář
      ročník, rok, číslo: ročník 52, rok 2000, číslo 9
      stránky (popř. autor a název žádané stati): 270 - 285, Matějovič, Jan: Texaské knihovny
      ISSN: 0011 -2321

    • při objednávce stati ze sborníku
      název sborníku (popř. podnázev, řada)
      jména editorů
      místo a rok vydání
      stránky (popř. autor a název žádané stati)
      ISBN / ISSN

      VZOR
      název sborníku (popř. podnázev, řada):       Internet a knihovnictví
      jména editorů:                                          Kant, Erich - Bacon, John - Hašek, Bedřich
      místo a rok vydání:                                   Brno, 1999
      stránky (popř. autor a název žádané stati): 256 -263 s. Černý, Emil: Internet a MS
      ISBN/ ISSN:                                            80 - 7178 - 150 - 6


    • při objednávce monografie
      příjmení a jméno autora
      název (popř. podnázev)
      místo a rok vydání
      nakladatelské údaje
      ISBN

      VZOR
      příjmení a jméno autora:       Votípka, Karel
      název (popř. podnázev):        Vzájemné vlivy socializace a vzdělání na sociální stratifikaci lokálních komunit
      místo a rok vydání:               Praha, 2000
      nakladatelské údaje:             Portál
      ISBN:                                  80 - 7178 - 170 - 9

    obsah


    Bibliograficko-lokačním zjištěním se rozumí proces ověřování citace na žádankách MS a zjišťování dostupnosti požadovaného dokumentu. K tomuto zjišťování jsou využívány dostupné informační zdroje. Mezi základní patří Jednotná informační brána (JIB) CASLIN, ČNB, báze NK ČR, TINLIB a LANIUS.

    obsah


    Pod pojmem "souborný katalog" rozumíme takové katalogy, které obsahují částečné nebo úplné záznamy dokumentů fondů více knihoven. Mohou být v elektronické nebo v lístkové podobě. Pro využití v MS jsou v  ČR nejvíce používanými elektronické souborné katalogy CASLIN, LANIUS a TINLIB, případně souborné katalogy zahraničních knihoven, mezi klasické lístkové patří CEZL, umístěný v  NK ČR, ve kterém je třeba povinně zjišťovat zahraniční literaturu po roce 1965.

    Příklady:

    Knihy:

    • zahraniční literatura do r. 1965 - katalogy jednotlivých knihoven (např. GK NK ČR)

    • zahraniční literatura po r. 1965 - lístkový katalog CEZL, JIB CASLIN

    • česká literatura - JIB CASLIN, LANIUS, katalogy jednotlivých knihoven

    Periodika:

    • zahraniční - KZP, nenalezené do vročení 1965 poslat do NK ČR

    • česká - neexistuje souborný katalog, jen katalogy jednotlivých knihoven a tištěné bibliografie

    obsah


    Knihovny ČR v rámci MS (žádající knihovny) zajišťují pro své uživatele dokumenty z fondů jiných knihoven.



    Uživatel, který nenajde dokument ve fondu knihovny, ve které má platný čtenářský průkaz, může požádat knihovnu o obstarání dokumentu prostřednictvím MS z jiné knihovny. Může tak učinit při osobní návštěvě, písemně, faxem nebo elektronicky. Knihovny se v těchto otázkách vždy řídí svými knihovními řády. Tato služba je standardní službou knihoven.

    V městech , kde je více knihoven, je uživatel povinen zjistit, zda dokument není ve fondech jiné knihovny v daném místě. Uživatel si již nyní mnohdy sám zjišťuje v elektronických katalozích, databázích i prostřednictvím nových informačních technologií dostupnost publikace.

    MS se vypůjčují (zprostředkovávají) jen ty dokumenty, které skutečně nejsou ve fondu knihovny/knihoven města.Tedy nikoliv ty, které jsou půjčeny jinému uživateli. Zpravidla jsou tyto služby poskytovány pouze registrovaným uživatelům. O těchto uživatelích je třeba mít základní údaje.

    Individuální uživatel:

    • jméno a příjmení,

    • číslo čtenářského průkazu,

    • adresa trvalého bydliště,

    • kontakt na uživatele (např. e-mail).

    Institucionální uživatel:

    • adresa instituce,

    • lokační značka instituce (sigla),

    • jméno a příjmení pověřeného pracovníka, který bude za půjčování publikací odpovídat.


    Uživatel musí dodat instituci, která poskytuje MS, základní bibliografické údaje o dokumentu, který chce vypůjčit. Pracovníci od uživatele přijmou požadavek se základní bibliografickou citací, ověří tento požadavek v katalozích, databázích knihovny s využitím nových informačních technologií pro lokační zjištění. Eventuálně ihned pohovorem s uživatelem zajistí doplnění údajů, které jsou pro zjištění dokumentu a zpracování žádanky nezbytné.

    Požadavek MS musí obsahovat základní bibliografické údaje. Uživatel je povinen sdělit pracovníkům MS i pramen citace dokumentu, tj.citovat dílo (knihu, článek z časopisu, nakladatelství, bázi dat apod.), v němž se uživatel o žádaném dokumentu dověděl. Nejvhodnější je přiložit kopii tohoto pramene. V případě, že uživatel neuvede tyto údaje, bude jeho požadavek přijat nezávazně. Pokud údaje nebude možno bibliograficky ověřit (popř. doplnit), bude požadavek uživateli vrácen.

    obsah


    Knihovny, které zajišťují výpůjčku dokumentu pro svého uživatele, pracují s žádankami. V současné době využívají knihovny pro objednání dokumentů několik typů žádanek. Výběr typu žádanky závisí na charakteru i technických možnostech knihoven.

    obsah


    I když se na první pohled zdá tiskopis jednotné žádanky složitý, není tomu tak. Tiskopis nahrazuje mnohou korespondenci, která je zbytečná a zdlouhavá. Obecná charakteristika jednotné žádanky je uvedena v části 1.3.2.1.

    Pro metodiku práce se žádankou je důležitá její hlavní zásada, tj, okružnost. Žádanku lze postupovat dalším knihovnám. Každá knihovna, která žádá o výpůjčku jednotnou žádankou, proto označí:

    • přeje-li si záznam (předznačení) na dokument právě půjčený

    • přeje-li si postoupení nebo vrácení žádanky v  případě, že je dílo v dožádané knihovně nedostupné.

    Každá dožádaná knihovna musí na této žádance označit datum, kdy žádanka byla v jejich knihovně a zdali dokument uvedená knihovna má či nemá ve svém fondu a může-li eventuálně zajistit reprografickou kopii. V případě, že je dokument nedostupný (ve zpracování, ztráta apod.), je třeba uvedenou skutečnost na žádanku zapsat. K žádance je možné přiložit upřesňující sdělení.
    Jednotnou žádankou nelze objednávat a řešit:

    • požadavky na větší počet různých dokumentů (každý požadovaný dokument musí být napsán na zvláštní žádance),

    • požadavky na dokumenty podle jednotlivých témat (tyto požadavky jsou uspokojovány prostřednictvím bibliograficko-informačních služeb, rešeršních služeb apod.),

    • evidenční protokol objednávek

    Je zřejmé, že jednotná žádanka nemůže plně vyhovovat praxi všech knihoven různých typů, velikostí a fondů v celé republice, musí však dávat možnost využití všemi knihovnami bez zbytečných potíží a na základě určitého standardu.

    Žádající knihovna je odpovědná za úplnost bibliografických údajů - bibliografické citace požadovaného dokumentu. Platí zásada, že se žádanka vyplňuje čitelně - podle podmínek a technického vybavení knihoven (strojem, tiskárnou počítače nebo alespoň tiskacím písmem). Jednotná žádanka, která je vyplněna nečitelně, bude vrácena žádající knihovně. Knihovny musí uvádět na žádance svou lokační značku (siglu). NK ČR vydává pravidelně Adresář knihoven a informačních institucí ČR, kde jsou uvedeny lokační značky a adresy knihoven, aktuální informace jsou přístupné na webové stránce NK ČR (http://www.nkp.cz) v bázi ADR.

    Knihovny zasílají jednotné žádanky na základě bibliograficko-lokačního zjišťování dostupnosti dokumentu.
    Na žádanku uvádějí:

    • referenční zdroj,

    • zdroj ověření,

    • předpokládané lokace,

    • stupeň bibliografického ověření.

    Tyto informace jsou dány technickými možnostmi knihoven a dostupnými informačními zdroji.

    obsah


    Také pro elektronické žádanky platí, že je knihovny zasílají na základě bibliografického ověření, bibliograficko-lokačního zjišťování dostupnosti dokumentu. Také na tento typ žádanky uvádějí knihovny:

    • referenční zdroj,

    • zdroj ověření,

    • stupeň bibliografického ověření .

    Stupeň bibliografického-lokačního prověření je dán technickými možnostmi knihoven, dostupnými informačními zdroji. Je však třeba, aby knihovny skutečně využívaly dostupné databáze, katalogy, Českou národní bibliografii, internet a různé informační zdroje.

    obsah



    Každá knihovna by měla vést o MS evidenci, protokol, který podává okamžitou informaci o práci MS a zachycuje postup od přijetí objednávky, zaslání žádanky, půjčení dokumentu až po jeho vrácení. Není možné knihovnám předpisovat formu evidence, vždy záleží na podmínkách knihovny, ale v zásadě musí evidence obsahovat tyto údaje:

    • Pořadové číslo v protokolu (je zapsáno rovněž na žádance jako číslo žádanky)

    • Datum odeslání žádanky

    • Jméno uživatele

    • Způsob a datum vyřízení žádanky

    Žádající knihovna vede evidenci o činnosti MS podle požadavků NCMS ČR. Evidence musí kdykoliv umožnit jednoznačně identifikovat kteroukoliv z provedených služeb.

    obsah


    V zásadě existují dvě základní možnosti vyřízení žádanky: kladné a záporné.



    Žádající knihovna, která od dožádané knihovny získala prostřednictvím MS pro svého uživatele objednaný dokument, je povinna dodržet všechny individuální podmínky, jež stanovila dožádaná knihovna.
    Mezi tyto podmínky patří zejména:

    • neprodleně vyrozumět uživatele o vyřízení jeho požadavku,

    • dodržet podmínky stanovené dožádanou knihovnou,

    • nést po dobu výpůjčky odpovědnost za bezpečnost dokumentu a jeho ochranu proti poškození, ztrátě nebo zničení,

    • vrátit dokument půjčený MS dožádané knihovně v dohodnuté lhůtě a v odpovídajícím stavu při dodržení všech opatření na jeho bezpečnou dopravu,

    • dodržet výpůjční lhůty, které jsou stanoveny dožádanou knihovnou a vyplývají z jejího knihovního řádu

    • povinnost ohlásit jakékoliv poškození nebo ztrátu dokumentu a uhradit je podle požadavků dožádané knihovny

    Před uplynutím výpůjční lhůty má žádající knihovna právo požádat o její prodloužení. Není však povinností dožádané knihovny tuto žádost akceptovat.

    Žádající knihovna by měla být připravena přijmout vyřízení žádanky i v jiné než klasické formě a pokud tomu tak není, měla by předem dožádanou knihovnu na toto upozornit.
    Nejčastějšími formami jsou:

    • publikace,

    • reprografická kopie,

    • videokazeta,

    • audiokazeta,

    • elektronická publikace

    Různé typy dokumentů předpokládají technické i technologické vybavení knihovny, nároky na fyzickou i autorskoprávní ochranu dokumentů.

    obsah


    Není-li dožádaná knihovna schopna požadavek realizovat, informuje o tom žádající knihovnu (faxem, elektronickou poštou nebo klasickou poštou - zasláním čtvrté částí jednotné žádanky). Potom žádanka může dále kolovat, je postoupena na základě bibliograficko-lokačního ověření další knihovně.

    obsah


    Rychlost a efektivnost v poskytování MS závisí na mnoha faktorech. I když jsou podmínky a možnosti knihoven rozdílné, v základních postupech musí být metodika jednotná. Postup práce v  knihovně, která poskytuje výpůjčku (dožádaná knihovna), je závislý na mnoha činitelích, na technickém, informačně technologickém vybavení, na knihovním řádu, velikosti, typu a odborném profilu fondu, ale i na odbornosti a na množství pracovníků, kteří se zabývají touto činností. Jinak může vyřizovat požadavky knihovna s menším fondem, menším počtem katalogů, za jiných podmínek pracují knihovny s velkým nebo  dislokovaným fondem na různých pracovištích, v ústavech apod.

    obsah


    Evidence žádanek MS, které došly do knihovny klasickou poštou, ale i faxem nebo elektronickou poštou se řídí obvykle typem, druhem knihovny, množstvím a formou docházejících žádanek MS a pracovními podmínkami, knihovním řádem nejen v oblasti poskytování MS, ale v celém výpůjčním systému knihovny.

    Knihovnám nelze předpisovat způsob evidence, typ výpůjčního protokolu, který pro evidenci došlých žádanek zvolí. Určité základní zásady však evidence musí plnit.

    • poskytování MS by mělo mít vlastní evidenci,

    • všechny požadavky MS by měly být evidovány tak, aby se žádná žádanka nemohla během zpracování ztratit bez evidence a tím bez vyřízení,

    • každý požadavek by měl být zapsán pod určitým číslem, průběžným v rámci jednoho roku,

    • podle čísla požadavku by měla být knihovna kdykoliv schopna zpětně zjistit, zda požadavek vyřídila, příp. jakým způsobem (výpůjčka, reprografická kopie, záznam, postoupení dalším knihovnám, vrácení požadavku apod.)

    obsah



    Zpracováním žádanky MS v dožádané knihovně se rozumí spolehlivé a odborně zajištěné bibliograficko-lokační zjištění dostupnosti dokumentu na základě využití dostupného informačně technologického vybavení (katalogy, databáze, internet, CD ROM, kartotéky apod.), které končí buď zjištěním signatury (signatur) dokumentu nebo zjištěním, že dokument ve fondu knihovna nemá.

    Dožádaná knihovna přijímá jen žádanky, které obsahují základní bibliografické údaje požadovaného dokumentu. Bez základních bibliografických údajů nelze zodpovědně ověřit dostupnost dokumentu, a proto může v tomto případě dožádaná knihovna požadavek vrátit žádající knihovně k doplnění základních bibliografických údajů.

    obsah


    Existuje několik základních situací, od kterých se odvíjí další vyřízení žádanky MS v dožádané knihovně. Dokument je ve fondu knihovny a je půjčitelný, případně kopírovatelný. Dokument sice je součástí fondu, ale není momentálně k dispozici. Knihovna požadovaný dokument nemá.

    Dožádaná knihovna vyřizuje žádanku v maximální lhůtě do 14 dnů od obdržení žádanky.

    obsah


    Dožádaná knihovna dokument vlastní, ten je na místě ve skladišti a knihovna může poskytnout výpůjčku dokumentu, případně nabídnout jeho reprografickou kopii žádající knihovně. Výpůjčka se vyřizuje neprodleně po obdržení žádanky podle možností knihovny.  Dožádaná knihovna vyřizuje žádanku:

    • půjčením dokumentu

    • poskytnutím reprografické kopie náhradou za výpůjčku

    Výpůjční lhůty jsou určeny knihovním řádem dožádané knihovny. Dožádaná knihovna má právo výpůjční lhůty zkrátit. Zkrácené výpůjční lhůty se neprodlužují, pokud nepomine důvod ke krácení.
    Dožádaná knihovna informuje žádající knihovnu o:

    • dokumentu a podmínkách jeho zpřístupnění,

    • podmínkách poskytnutí kopie náhradou za výpůjčku v případě, že nelze realizovat výpůjčku, ale je možné zpracovat reprografickou kopii dokumentu, kterou si však žádající knihovna neobjednala, informuje dožádanou knihovna žádající knihovnu o této možnosti. Zprávu s podmínkami této formy výpůjčky lze sdělit prostřednictvím jednotné žádanky, faxem nebo elektronickou poštou,

    • příčině vyřízení v prodloužené lhůtě.

    Všechny tyto technologické postupy závisí na charakteru a typu knihovny.V každém případě je třeba myslet na ochranu dokumentu a jeho zajištění před ztrátou.

    Jednotná žádanka má určenu jako průvodku třetí část. Na tomto ústřižku musí být zřetelné razítko dožádané knihovny, eventuálně adresa dožádané knihovny. Žádající knihovna musí jasně vědět, komu má výpůjčku vrátit, popřípadě od koho získala reprografickou kopii. Na tomto ústřižku musí být signatura dokumentu, počet svazků a datum výpůjčky. I na základě faxové a elektronické žádanky má dožádaná knihovna připravit průvodku, ze které je jasná adresa dožádané knihovny, datum a podmínky výpůjčky. Práce s lokačními značkami (siglami) usnadní jednoznačnou identifikaci nejen žádající, ale i dožádané knihovny.

    Dožádaná knihovna má povinnost upomínat žádající knihovnu, pokud nedodrží stanovenou výpůjční lhůtu.

    obsah


    Dožádaná knihovna má dokument ve fondu, ale ve skladišti není na místě, nemůže jej okamžitě odeslat výpůjčkou nebo zpracovat reprografickou kopii žádající knihovně. Příčiny, proč dožádaná knihovna nemůže dokument ihned půjčit, jsou různé:

    • dokument je půjčený nebo rezervovaný (je-li v dožádané knihovně dokument takto rezervovaný pro jiného uživatele, nemá knihovna žádající o výpůjčku MS automaticky přednostní právo na jeho půjčení),

    • dokument je dosud nezpracovaný (periodika jsou nesvázaná apod.),

    • dokument je ve vazbě či převazbě,

    • dokument je dočasně ztracen nebo nezvěstný,

    • dokument je ve skladišti, ze kterého nelze po určitou dobu expedovat.

    Dožádaná knihovna musí zjistit příčinu proč nelze dokument ihned půjčit. Na základě zjištění příčiny nemožnosti uskutečnit výpůjčku informuje žádající knihovnu o těchto důvodech.

    obsah


    Dožádaná knihovna dokument nemá ve fondu. Dožádaná knihovna vrátí žádající knihovně žádanku po zjištění nedostupnosti dokumentu mnohdy nejen ve svém fondu, ale i na území ČR. Pokud žádající knihovna chce, musí dožádaná knihovna, která nemá žádaný dokument ve fondu, na základě bibliograficko-lokačního zjištění dostupnosti dokumentu postupovat žádanku MS knihovně, která jej podle tohoto zjištění má ve svém fondu.

    Dožádaná knihovna uvádí na žádankách MS kódy odpovědí, doporučených IFLA pro MS. Soupis kódů odpovědí, které jsou doporučené pro MS, je v části 1.3.2.1., případně v příloze II. těchto pokynů a je také vystaven na webové stránce NK ČR (http://www.nkp.cz).

    Dožádaná knihovna vede evidenci o činnosti MS podle požadavků NCMS ČR. Evidence musí kdykoliv umožnit jednoznačně identifikovat kteroukoliv z provedených služeb.

    obsah

    Mezinárodní meziknihovní služby (MMS) se uskutečňují mezi knihovnami ČR a zahraničními knihovnami v souladu s obecně závaznými právními předpisy a doporučeními IFLA6.

    Požadavek na MMS musí obsahovat základní bibliografické údaje, viz část 1.3.3. V zahraničních knihovnách žádají knihovny ČR o meziknihovní službu tehdy, nebyl-li zahraniční dokument bibliograficko-lokačním zjištěním nalezen ve fondech knihoven ČR.

    Výjimkou jsou případy, kdy se dokument nachází na území ČR, ale je např. trvale nedostupný, ztracený, jde o literaturu získanou z grantových prostředků, apod.

    Bibliograficko-lokačním zjištěním se rozumí využití informačních pramenů dostupných na území ČR:

    • CEZL - lístkový katalog zahraniční literatury,

    • Jednotná informační brána CASLIN - elektronický katalog,

    • elektronické katalogy vystavované jednotlivými knihovnami na internetu,

    • různé typy souborných katalogů a elektronických vyhledávačů.


    Knihovny, uvedené v části 1.3.1 disponují pro zjišťování bibliograficko-lokační dostupnosti dokumentu v zahraničních knihovnách novými informačními technologiemi, zahraničními elektronickými soubornými katalogy a novými formami elektronického dodávání dokumentů, které jsou pro ostatní knihovny často nedostupné.

    Výpůjčky dokumentů ze zahraničních knihoven jsou finančně náročné a technická a technologická vybavenost knihoven, které se specializují na MMS, předpokládá vyčlenění značných finančních zdrojů. Poskytování mezinárodních meziknihovních výpůjčních služeb je proto službou, která je poskytována za finanční spoluúčasti uživatele. Výši úhrady si stanovují jednotlivé knihovny.

    Knihovny ČR jsou i v rámci MMS knihovnami žádajícími i dožádanými. Z  hlediska metodických pokynů pro tuto oblast poskytování MS platí stejná základní pravidla jako pro vnitrostátní MS.

    obsah


    Platí podobná základní pravidla jako pro vnitrostátní MS (viz 2.1.1.). Knihovny zajišťují zpravidla MMS pro své registrované uživatele. Uživatel vyplňuje objednávku MMS pouze nebyl-li bibliograficko-lokačním zjištěním dokument nalezen ve fondech knihoven ČR. Je nutná důsledná evidence uživatele. Pro uživatele je MMS placenou službou. Při poskytování těchto služeb musí uživatel dodržovat knihovní řády dožádaných a zprostředkujících knihoven.

    obsah


    Rovněž platí podobná pravidla jako pro vnitrostátní MS (viz 2.1.2.). Knihovny využívají v klasickém poštovním styku žádanku IFLA a podle svých možností formy elektronických a faxových objednávek v doporučených formáte IFLA (viz část Přílohy).

    obsah



    Platí stejná pravidla jako ve vnitrostátní  MS (viz 2.1.3.). Žádající knihovna ČR musí důsledně dodržovat doporučení IFLA, podmínky stanovené zahraniční dožádanou knihovnou - dodržení výpůjčních lhůt, odpovědnost za bezpečnost a ochranu dokumentu, prezenčnost výpůjčky. V současné době využívají již mnohé knihovny ČR nových forem elektronického dodávání dokumentů ze zahraničních knihoven (např. SUBITO, JASON, OCLC, DBI-LINK a další ).

    obsah

    Knihovny ČR dodávají v rámci MS dokumenty zahraničním knihovnám. Pro tyto dožádané knihovny platí podobné metodické pokyny jako v rámci vnitrostátní MS (viz 2.2.). Dožádané knihovny se řídí důsledně platnou legislativou, doporučeními IFLA a svými knihovními řády.

    obsah


    Platí stejná pravidla jako ve vnitrostátní MS (viz 2.2.1.). Menší knihovny, které z různých důvodů nemohou být knihovnami dožádanými, se mohou obrátit se žádostí o zprostředkování na knihovny, které se na MMS specializují.

    obsah

    Platí stejná pravidla jako ve vnitrostátní MS (viz 2.2.2.). Knihovny ČR, které poskytují výpůjčky dokumentů do zahraničí, se setkávají s různými typy žádanek MMS, které jsou zasílány klasickou i elektronickou poštou i faxem. Dožádaná knihovna ČR musí na základě uvedených bibliografických údajů provést bibliograficko-lokační zjištění dostupnosti dokumentu. Nemá-li dokument ve svém fondu, postupuje žádanku MMS do knihovny, která má podle bibliograficko-lokačního zjištění uvedený dokument ve fondu, MMS provádí a výpůjčku dokumentu pro zahraniční knihovnu zprostředkuje.

    obsah



    Platí obdobná pravidla jako ve vnitrostátní MS (viz 2.1.3.). Výpůjčka dokumentu se vyřizuje neprodleně po obdržení žádanky MMS. Knihovny ČR využívají podle svých možností nejnovějších forem dodávání dokumentů. Dožádané knihovny ČR stanoví výpůjční lhůtu, podmínky zpřístupnění a důsledně zabezpečí ochranu dokumentu.

    obsah


    Knihovny, které poskytují MMS, vedou evidenci o této činnosti podle požadavků NCMS ČR. Evidence musí kdykoliv umožnit jednoznačně identifikovat kteroukoliv z provedených služeb.

    obsah

    CASLIN

    Souborný katalog ČR - Celostátní souborný katalog České republiky

    CEZL

    Souborný lístkový katalog zahraniční neperiodické literatury hlášené na území ČR a SR po r. 1965 (Celostátní evidence zahraniční literatury)

    ČNB

    Česká národní bibliografie

    GK NK ČR

    Generální katalog Národní knihovny České republiky

    IFLA

    Mezinárodní federace knihovnických asociací a institucí

    ILL

    Meziknihovní výpůjční služba - anglický a mezinárodně používaný termín Interlibrary Loan

    JIB CASLIN

    Jednotná informační brána CASLIN

    KZP

    Souborný katalog zahraničních periodik v ČR

    LANIUS

    Souborný katalog odborné literatury veřejných knihoven

    MIS

    Meziknihovní informační služby

    MMVS

    Mezinárodní meziknihovní výpůjční služby

    MRS

    Meziknihovní reprografické služby

    NK ČR

    Národní knihovna České republiky

    NMS ČR

    Národní centrum meziknihovních služeb ČR

    OCLC

    původně Ohio College Library Center - nyní Online Computer Library Center

    RSMS

    Regionální střediska meziknihovních služeb

    SKAT

    Sdružení uživatelů knihovního systému LANius

    SKK

    Souborný katalog ČR - knihy

    SUBITO

    Dokumentlieferdienst der deutschen Bibliotheken - dodávání dokumentů

    TINLIB

    Knihovnický systém T-Series, dříve Tinlib

    UAP

    Univerzální dostupnost publikací/program IFLA

    obsah

     

    Jana Huňová

    04.12.2012